Do pierwszej rozmowy o sklepie nie potrzebujesz gotowej specyfikacji technicznej. Przygotuj informacje o tym, co sprzedajesz, komu i jak dziś obsługujesz zamówienia. Dzięki temu wycena będzie dotyczyć Twojego sposobu pracy, a nie przypadkowego zestawu funkcji.
Zacznij od sprzedaży, nie od szablonu
Sklep z kilkunastoma produktami własnej marki ma inne potrzeby niż katalog kilku tysięcy części z hurtowni. Jeszcze inaczej wygląda sprzedaż do firm, które mają indywidualne ceny i składają powtarzalne zamówienia. Ten kontekst wpływa na wybór platformy, strukturę katalogu i zakres integracji.
Opisz głównego klienta, rynek i języki sprzedaży. Powiedz też, czy zamówienia przychodzą obecnie telefonicznie, przez marketplace, e-mail czy istniejący sklep. Warto zaznaczyć, które czynności najbardziej obciążają zespół.
Przygotuj reprezentatywną próbkę produktów
Nie trzeba od razu opracowywać całego katalogu. Na początek wybierz kilka produktów pokazujących różnice: prosty produkt, warianty rozmiaru lub koloru, zestaw, produkt ciężki albo wymagający personalizacji. Na takich przykładach łatwiej zauważyć wymagania, których nie widać w samej liczbie pozycji.
- Nazwa, opis, cena i sposób ustalania dostępności.
- Zdjęcia oraz informacja, kto przygotuje brakujące materiały.
- Warianty, kody produktów, parametry i planowane filtry.
- Źródło danych: ręczna edycja, arkusz, system magazynowy czy hurtownia.
Ustal odpowiedzialność za wprowadzenie produktów. Wdrożenie mechanizmu importu oraz przygotowanie poprawnych danych to dwa różne zadania. Jeśli dostawca przesyła plik, pokaż jego rzeczywisty przykład zamiast samej deklaracji, że „ma integrację”.
Rozpisz drogę jednego zamówienia
Wyobraź sobie, że klient kupił produkt. Kto sprawdza płatność? Skąd bierze się stan magazynowy? Kiedy powstaje dokument sprzedaży i etykieta przesyłki? Co dzieje się po anulowaniu zamówienia? Krótki opis tych kroków jest bardzo przydatny przy ustalaniu zakresu.
Wybierz potrzebne metody płatności i dostawy, a także kraje wysyłki. Przy nietypowych gabarytach lub kilku magazynach pokaż przykładowy koszyk. Ustal też zasady zwrotów i reklamacji oraz kto przygotuje dokumenty prawne do docelowego modelu sprzedaży.
Wypisz połączenia z innymi systemami
Podaj nazwy i wersje używanych programów, hurtowni i usług kurierskich. Napisz, jakie informacje mają płynąć w każdą stronę. „Integracja z magazynem” może oznaczać wyłącznie aktualizację stanów albo pełną wymianę zamówień, dokumentów i statusów.
Przykład demonstracyjny: firma chce, aby zamówienie ze sklepu trafiało do systemu obsługi, a klient dostawał numer przesyłki po jej nadaniu. To dwa konkretne przepływy do sprawdzenia. Automatyczne zakupy w hurtowni byłyby kolejnym zakresem, wymagającym osobnych reguł i obsługi wyjątków.
Oddziel start od późniejszej rozbudowy
Zaznacz funkcje konieczne do przyjęcia pierwszego zamówienia oraz te, które mogą powstać później. Rozbudowany program lojalnościowy nie musi blokować startu, jeśli obecny model sprzedaży go nie potrzebuje. Natomiast błędna dostępność lub nieprzetestowana dostawa może uniemożliwić obsługę klienta.
Porównując oferty, sprawdzaj zakres wdrożenia, przygotowanie treści, licencje, koszty operatorów, szkolenie i późniejszą opiekę. Sama cena wykonania sklepu nie opisuje kosztu jego utrzymania.
Co wysłać przed pierwszą rozmową?
- Krótki opis produktów i klientów.
- Przybliżoną wielkość katalogu oraz kilka reprezentatywnych produktów.
- Listę płatności, dostaw i używanych systemów.
- Adres obecnej strony lub sklepu, jeśli już działa.
- Priorytety, oczekiwany termin i ramy budżetu, jeśli są ustalone.
Brak części odpowiedzi jest normalny. Zaznacz niewiadome — staną się tematem rozmowy. W MAXIKAZ zakres sklepu ustalamy na podstawie potrzeb sprzedaży i obsługi, a wybór między WooCommerce, PrestaShop czy rozbudową obecnej platformy traktujemy jako część tej decyzji.